بسیاری از شرکتها زمانی متوجه ضعفهای نظام انطباق خود میشوند که با جریمههای قانونی، اختلافات قراردادی، ایرادات حسابرسی، مسئولیت مدیران یا اخطار نهادهای ناظر مواجه شدهاند. در حالی که یک سیستم مدیریت انطباق (Compliance Management System – CMS) میتواند پیش از وقوع چنین پیامدهایی، ریسکهای ناشی از عدم رعایت الزامات قانونی را شناسایی و کنترل کند.
در گروه حقوقی لگاتک، خدمات تنظیمگری و نظارت بر انطباق صرفاً به تفسیر قوانین یا ارائه مشاوره موردی محدود نمیشود. ما با تلفیق دانش حقوقی، مدیریت ریسک، حاکمیت شرکتی و بهترین رویههای بینالمللی، به سازمانها کمک میکنیم تا ساختاری پایدار برای شناسایی، مدیریت، پایش و بهبود مستمر الزامات قانونی و رگولاتوری ایجاد کنند؛ ساختاری که نهتنها از بروز تخلفات و مسئولیتهای حقوقی جلوگیری میکند، بلکه اعتماد ذینفعان، سرمایهگذاران و نهادهای نظارتی را نیز تقویت مینماید.
تنظیم گری و انطباق ابزاری برای مدیریت کسبوکار است
بسیاری از مدیران، انطباق را زمانی به یاد میآورند که با یک اخطار قانونی، گزارش نهاد ناظر، ایراد حسابرس یا یک اختلاف حقوقی مواجه میشوند. در حالی که نقش واقعی Compliance بسیار فراتر از واکنش به این اتفاقات است.
یک نظام انطباق کارآمد، پیش از آنکه تخلفی رخ دهد، الزامات قانونی را شناسایی میکند، اثر آنها را بر فعالیتهای سازمان تحلیل میکند و سازوکارهایی برای اجرای صحیح آنها در فرآیندهای عملیاتی ایجاد میکند. به بیان دیگر، هدف از انطباق صرفاً «رعایت قانون» نیست؛ بلکه ایجاد ساختاری است که احتمال بروز ریسکهای حقوقی، مالی، عملیاتی و اعتباری را به حداقل برساند.
در چنین رویکردی، انطباق دیگر وظیفه یک واحد سازمانی نیست؛ بلکه بخشی از نظام تصمیمگیری سازمان است. از تصویب یک قرارداد جدید و ورود به بازارهای تازه گرفته تا همکاری با اشخاص ثالث، توسعه محصولات، مدیریت دادهها و اجرای فرآیندهای داخلی، همگی باید با در نظر گرفتن الزامات قانونی و ریسکهای انطباق انجام شوند.
خدمات تنظیم گری و نظارت بر انطباق در لگاتک
خدمات Compliance در لگاتک بر پایه یک رویکرد سیستماتیک طراحی شده است؛ رویکردی که انطباق را به بخشی از ساختار مدیریتی سازمان تبدیل میکند، نه صرفاً مجموعهای از دستورالعملهای داخلی.
طراحی و استقرار سیستم مدیریت انطباق
یک سیستم مدیریت انطباق زمانی اثربخش خواهد بود که با ساختار، اندازه، صنعت و سطح ریسک هر سازمان متناسب باشد. در این خدمت، چارچوب CMS بر اساس الزامات قانونی و نیازهای واقعی کسبوکار طراحی یا بازنگری میشود.
این فرآیند میتواند شامل طراحی سیاستهای انطباق، تعیین مسئولیتها، تعریف خطوط گزارشدهی، ایجاد فرآیندهای نظارتی، تدوین شاخصهای پایش و طراحی سازوکارهای بازنگری مستمر باشد تا انطباق به بخشی از نظام تصمیمگیری سازمان تبدیل شود.
شناسایی و تحلیل تعهدات قانونی
یکی از مهمترین چالشهای سازمانها، پراکندگی الزامات قانونی است. قوانین، آییننامهها، دستورالعملها، مصوبات و الزامات قراردادی معمولاً در منابع مختلف قرار دارند و همین موضوع احتمال نادیده گرفتن تعهدات را افزایش میدهد.
در این خدمت، تمامی الزامات حقوقی و رگولاتوری مرتبط با فعالیت سازمان شناسایی، طبقهبندی و مستندسازی میشوند تا مدیران تصویر روشنی از تعهدات قانونی خود داشته باشند و بتوانند اجرای آنها را بهصورت نظاممند مدیریت کنند.
طراحی چارچوبهای نظارت بر انطباق
وجود قوانین بهتنهایی مانع از وقوع تخلف نمیشود؛ آنچه اهمیت دارد، وجود کنترلهایی است که رعایت این الزامات را در عمل تضمین کنند.
در این مرحله، کنترلهای پیشگیرانه، کنترلهای کشفکننده و کنترلهای اصلاحی متناسب با ریسکهای سازمان طراحی یا بازنگری میشوند. همچنین ارتباط این کنترلها با فرآیندهای عملیاتی، مسئولیت واحدها و سازوکارهای گزارشدهی بررسی میشود تا انطباق به بخشی از عملیات روزمره سازمان تبدیل گردد.
پایش مستمر و ارزیابی اثربخشی نظام انطباق
انطباق، پروژهای نیست که یکبار اجرا شود و برای همیشه پایان یابد. تغییر قوانین، توسعه فعالیتهای سازمان، ورود به بازارهای جدید و تغییر مدل کسبوکار، همگی میتوانند بر وضعیت انطباق اثر بگذارند.
به همین دلیل، لگاتک سازوکارهایی برای پایش مستمر، بازبینی دورهای، ارزیابی اثربخشی کنترلها و بهبود مستمر نظام انطباق طراحی میکند تا سازمان همواره آمادگی مواجهه با الزامات جدید را داشته باشد.
چه سازمانهایی به خدمات تنظیم گری و نظارت بر انطباق نیاز دارند؟
| نوع سازمان | مهمترین چالش انطباق | ارزش خدمات لگاتک |
| شرکتهای بورسی و هلدینگها | تعدد الزامات قانونی و مسئولیت مدیران | طراحی سیستم مدیریت انطباق و کنترلهای حاکمیتی |
| بانکها و مؤسسات مالی | الزامات رگولاتوری و نظارت مستمر | بازطراحی فرآیندهای Compliance و مدیریت ریسک |
| شرکتهای فناوری و فینتک | تغییرات سریع مقررات و الزامات فناوری | شناسایی تعهدات قانونی و طراحی کنترلهای انطباق |
| شرکتهای دارویی و سلامت | الزامات تخصصی و مجوزهای متعدد | مدیریت انطباق با مقررات بخشی |
| شرکتهای تولیدی و صنعتی | الزامات قراردادها، مجوزها و مسئولیتهای عملیاتی | طراحی چارچوب انطباق و پایش مستمر |