یکی از سوالات متداولی که از طرف کسب و کارها مطرح میشود، مدارک و مستندات لازم برای احراز هویت اشخاص حقیقی و حقوقی است. معمولا مدیران و صاحبان کسب و کارها به دلیل نگرانیهایی که از تبعات و مسئولیتهای بعدی ناشی از اقدامات قانونی دستگاههای نظارتی و انتظامی دارند، در زمان شناسایی اشخاص حقیقی و حقوقی، مدارک و مستندات زیادی را از اشخاص مطالبه میکنند که ممکن است این اطلاعات غیرضروری باشد و مسئولیت حفاظت از آنها نیز به نگرانیهای کسب و کار اضافه شود. بنابراین برای رفع مسئولیتهای قانونی اطلاع از مدارک مورد نیاز مطابق با قانون میتواند بسیار موثر و مفید باشد.
اهمیت احراز هویت اشخاص و رعایت الزامات مبارزه با پولشویی
قانون برای پیشگیری از ارتکاب جرایمی نظیر کلاهبرداری، تامین مالی تروریسم و مبارزه با پولشویی الزاماتی را برای احراز هویت اشخاص تعیین کرده است. این الزامات میتواند ریسک ارتکاب جرم توسط اشخاص را افزایش دهد و از سوی دیگر امکان شناسایی مجرمین را برای ضابطین قضایی آسانتر کند. به همین دلیل کسب و کارهایی که طبق قانون مبارزه با پولشویی و آییننامههای مرتبط با آن اشخاص مشمول محسوب میشوند مکلفاند اقداماتی را مطابق با مصوبات مرکز اطلاعات مالی انجام دهند.
در مواد (۵) و (۶) قانون مبارزه با پولشویی، اشخاص مشمول تعیین شدهاند. مطابق با ماده (۵) این قانون درباره احراز هویت اشخاص:
«کلیه صاحبان مشاغل غیرمالی و مؤسسات غیرانتفاعی و همچنین اشخاص حقیقی و حقوقی از جمله بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران، بانکها، مؤسسات مالی و اعتباری، بیمهها، بیمه مرکزی، صندوقهای قرضالحسنه، بنیادها و مؤسسات خیریه، شهرداریها، صندوقهای بازنشستگی، نهادهای عمومی غیردولتی، تعاونیهای اعتباری، صرافیها، بازار سرمایه (بورسهای اوراق بهادار) و سایر بورسها، شرکتهای کارگزاری، صندوقها و شرکتهای سرمایهگذاری و همچنین مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام میباشد از قبیل شرکت ملی نفت ایران، سازمان گسترش و نوسازی ایران و غیر آنها، مکلفند آییننامههای اجرایی هیأتوزیران در ارتباط با این قانون و قانون مبارزه با تأمین مالی تروریسم را اجراء کنند.»
بنابراین در حال حاضر تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی مکلف به رعایت آییننامههای اجرایی هیات وزیران در ارتباط با این قانون برای احراز هویت اشخاص هستند.
مطابق با جزء (الف) ماده (۷) نیز اشخاص مشمول مکلف به احراز هویت و شناسایی مراجعان، مالکان واقعی و در صورت اقدام توسط نماینده یا وکیل، احراز سمت و هویت نماینده، وکیل و اصیل هستند. علاوه بر تکلیف به احراز هویت مراجعان، کسب و کارها مکلف به نگهداری سوابق مربوط به شناسایی ارباب رجوع، مالک، سوابق حسابها، عملیات و معاملات داخلی و خارجی حداقل به مدت پنج سال پس از پایان رابطه کاری یا انجام معامله موردی هستند.
کسب و کارها باید چه مدارکی را برای شناسایی و احراز هویت اشخاص دریافت کنند؟
بعد از توضیح الزام کسب و کارها به احراز هویت مراجعان و کاربران، این سوال مطرح میشود که این احراز هویت به چه شکلی است و چه مدارکی باید از اشخاص گرفته و بایگانی شود تا ریسک حقوقی و کیفری متوجه کسب و کار و مدیران آن نباشد. ماده (۵۶) آیین نامه اجرایی ماده (۱۴) الحاقی قانون مبارزه با پولشویی بیان کرده است که:
«اشخاص مشمول مکلفند بهمنظور اجرای فرایند احراز هویت اربابرجوع، به اخذ اطلاعات هویتی وی و بررسی تطابق این اطلاعات با مدارک شناسایی معتبر اقدام کنند.
تبصره۱ـ بهمنظور احراز هویت اشخاصی که به نمایندگی از شخص اصیل تحت هر عنوان (ازجمله ولی، وصی، قیم، وکیل و نماینده شخص حقوقی) به اشخاص مشمول مراجعه میکنند، اشخاص مشمول مکلفند علاوه بر اجرای فرایند احراز هویت در خصوص نماینده، اسناد معتبر و رسمی مبین نمایندگی مانند وکالتنامه را اخذ و تطابق آن را بررسی کنند.
تبصره۲ـ در خصوص خدمات الکترونیکی و غیرحضوری (مانند خدمات اینترنتی)، پذیرش ابزار پرداخت، دریافت اطلاعات مرتبط (مانند دریافت رمز، تاریخ انقضای کارت) و انطباق آنها بهمنزله اجرای فرایند احراز هویت است.
تبصره۳ـ مدارک شناسایی معتبر در خصوص اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی توسط مرکز تعیین و اعلام میشود.»بر اساس تبصره (3) مقرر شده است که مدارک مورد نیاز بر اساس اعلام مرکز اطلاعات مالی خواهد بود. بنابر تکلیف قانونی ذکر شده درباره احراز هویت اشخاص، رییس مرکز اطلاعات ملی طی نامه شماره 03/650/01/680 مورخ 1403/12/19 مدارک شناسایی معتبر اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی را به شرح زیر تعیین کرده است:
لازم به ذکر است مطابق با ماده (30) قانون بهبود مستمر محیط کسب و کار، این نامه پس از ثبت در پایگاه اطلاعات قوانین و مقررات مرتبط با محیط کسب و کار، نافذ است.
جمعبندی
احراز هویت اشخاص حقیقی و حقوقی یکی از الزامات مهم برای کسبوکارها در ایران است که به منظور جلوگیری از جرایمی نظیر کلاهبرداری، پولشویی و تأمین مالی تروریسم تعیین شده است. مدیران و صاحبان کسبوکار باید مدارک و مستندات لازم برای شناسایی مراجعان را درخواست و جمعآوری کنند؛ البته این فرآیند باید مطابق با قوانین موجود و بدون ایجاد نگرانی اضافی در مورد حفاظت از اطلاعات صورت گیرد.
موضوع مبارزه با پولشویی و مبارزه با تامین مالی تروریسم، دارای الزامات و ضوابط متعددی در قوانین و مقررات است که عدم رعایت آنها میتواند تبعات حقوقی و کیفری برای شرکت و مدیران آن به همراه داشته باشد. در صورتی که در زمینه تطبیق (compliance) فعالیتهای تجاری و کسب و کار خود با قوانین و الزامات مبارزه با پولشویی و مبارزه با تامین مالی تروریسم نیازمند مشاوره هستید، میتوانید با وکلا و مشاوران حقوقی لگاتک که در این زمینه دارای تخصص و تجربه هستند، تماس بگیرید.
سوالات متداول
۱. احراز هویت اشخاص در کسبوکارها چه اهمیتی دارد؟
احراز هویت اشخاص به منظور پیشگیری از جرایمی نظیر کلاهبرداری، پولشویی و تأمین مالی تروریسم الزامی است. این فرآیند به کسبوکارها کمک میکند تا ریسکهای قانونی را کاهش دهند و اطمینان حاصل کنند که با افراد و نهادهای معتبر در حال همکاری هستند.
۲. کسبوکارها برای احراز هویت اشخاص چه مدارکی باید جمعآوری کنند؟
کسبوکارها باید مدارک شناسایی معتبر، مانند کارت ملی یا شناسنامه برای اشخاص حقیقی و مدارک شرکتی و ثبت برای اشخاص حقوقی را جمعآوری کنند. همچنین، در صورت مراجعه نمایندگان، مدارک مربوط به نمایندگی، مانند وکالتنامه نیز باید خواسته و بررسی شود.
۳. مدت زمان نگهداری سوابق احراز هویت چقدر است؟
طبق قوانین، کسبوکارها موظفند سوابق مربوط به شناسایی مراجعان و معاملات را حداقل به مدت پنج سال پس از پایان رابطه کاری یا انجام معامله نگهداری کنند. این کار به حفظ شفافیت و پاسخگویی در برابر دستگاههای نظارتی و قانونی کمک میکند.